Automatizace firemních procesů

Výzvy, které řešíme

Ruční procesy stojí čas, peníze a zvyšují chybovost

Data se přepisují ručně

Objednávky, faktury a dodací listy se přepisují z emailu do ERP. Každý den. Chyby jsou nevyhnutelné.

Systémy spolu nekomunikují

ERP, e-shop, CRM a sklad fungují jako ostrovy. Data se předávají přes Excel nebo telefon.

Schvalování trvá dny

Objednávka čeká na podpis, faktura na schválení. Nikdo neví, kde se proces zasekl.

Stejná práce se opakuje dokola

Reporting, kontrola dat, generování dokumentů. Rutinní úkoly, které zabírají hodiny týdně.

Naše řešení

EDI, workflow, AI zpracování dokumentů - bez ručního přepisování

Automatizace ERP procesů

Automatický příjem objednávek, generování faktur, workflow schvalování. Bez ručních kroků.

Automatické zpracování příchozích objednávek
Workflow pro schvalování nákupů a faktur
Generování dokumentů z ERP dat
Napojení na bankovní API pro párování plateb

EDI integrace s dodavateli

Elektronická výměna dokladů s obchodními partnery. ORDERS, INVOIC, DESADV automaticky.

EDIFACT, GS1, XML a ISDOC formáty
Napojení přes VAN, AS2, SFTP i přímé API
Automatická validace a párování dokladů
Monitoring a alerting při chybách

AI zpracování dokumentů

Faktury, objednávky, dodací listy. AI vytěží data, zkontroluje je a pošle do ERP.

OCR a AI extrakce dat z dokumentů
Automatická kontrola proti ERP záznamům
Detekce duplicit a anomálií
Napojení na Dynamics 365, K2, Helios

AI agenti

AI propojená přímo s vašimi systémy. Ptáte se přirozeným jazykem, dostáváte odpovědi z ERP.

AI agenti napojení na ERP, CRM, sklad
Hlasové ovládání firemních systémů
Automatizace reportingu a analýz
AI napojená na vaše systémy

AI vs Power Automate: kdy co použít

Power Automate je skvělý pro jednoduché workflow: když přijde email s přílohou, ulož ji na SharePoint a pošli notifikaci. Má vizuální designer, stovky konektorů a zvládne ho nakonfigurovat i ne-programátor.

Problém nastane, když potřebujete rozhodování na základě kontextu. Přijde faktura - je správně? Sedí částka s objednávkou? Je dodavatel spolehlivý? Power Automate umí porovnat dvě čísla, ale nerozumí obsahu dokumentu a neumí se rozhodnout v nejednoznačné situaci.

Tady nastupuje AI. Nástroje jako SmartDocto vytěží data z faktury, zkontrolují je proti ERP a upozorní na nesrovnalosti. AI agenti se zeptají ERP na stav objednávky a rozhodnou, jestli fakturu poslat ke schválení nebo vrátit dodavateli.

V praxi obě technologie kombinujeme. Power Automate řídí workflow (kdo co schvaluje), AI řeší rozhodování (je to správně?). Příklad: příjem faktury emailem (Power Automate) → extrakce dat a validace (AI/SmartDocto) → schválení a zaúčtování (Power Automate + ERP). Podrobný přehled o tom, jak AI mění automatizaci, najdete v našem průvodci AI automatizací.

EDI integrace: automatická výměna dokladů s partnery

EDI (Electronic Data Interchange) je elektronická výměna obchodních dokladů mezi firmami. Místo emailů s PDF dostává váš ERP objednávky, faktury a dodací listy v strukturovaném formátu, který se automaticky zpracuje.

Podporujeme formáty EDIFACT, GS1 XML, ISDOC a proprietární XML formáty jednotlivých dodavatelů. Napojení probíhá přes VAN (Value Added Network), AS2, SFTP nebo přímým API. Příklad: Lagardère, kde jsme připravili datové mapování a manuál pro napojení dodavatelů na K2 ERP.

Typický EDI projekt zahrnuje mapování dokladů (ORDERS, ORDRSP, DESADV, INVOIC), nastavení validačních pravidel a monitoring přenosu. U výrobních firem řešíme i napojení na plánovací systémy a sklad, aby se objednávky automaticky promítly do výrobního plánu. EDI integrace je přirozenou součástí našeho přístupu k ERP integraci.

Automatizace schvalovacích procesů v ERP

Schvalování objednávek, faktur a dovolených patří mezi procesy, kde firmy ztrácejí nejvíc času. Dokument čeká v emailu, nikdo neví na kom to stojí a urgence se řeší telefonem. Přitom automatizace schvalovacího workflow je jedna z nejrychlejších změn s měřitelným výsledkem.

Nastavíme pravidla přímo v ERP nebo přes Power Automate: objednávka nad 50 tisíc jde automaticky ke schválení vedoucímu, faktura se páruje s dodacím listem a objednávkou (třícestný matching), dovolená se schvaluje jedním klikem v mobilní aplikaci. Schvalovatel dostane notifikaci, vidí kontext a rozhodne se během sekund.

Klíčová je viditelnost: v každém okamžiku víte, kde se dokument nachází, kdo ho drží a jak dlouho. Pokud schválení trvá déle než definovaný limit, systém eskaluje automaticky. Výsledek: kratší průchod zakázky firmou, méně telefonátů a přehled o tom, co se děje.

Jak začít s automatizací firemních procesů

Automatizace nemusí začínat velkým projektem. Nejlepší výsledky vidíme u firem, které začnou jedním procesem, změří výsledky a na základě dat rozšíří na další oblasti.

Před každou implementací děláme audit procesů: zmapujeme aktuální stav, změříme čas strávený ručními úkony a odhadneme úsporu. Díky tomu víte ROI ještě před rozhodnutím. Typický první krok je automatizace příjmu dokumentů přes SmartDocto nebo nastavení schvalovacího workflow v Power Automate.

Na úvodní konzultaci zdarma projdeme vaše procesy a navrhneme, kde začít. Pokud potřebujete kromě automatizace i nový ERP nebo migraci stávajícího, podívejte se na ERP integraci nebo migraci do cloudu.

Jak pracujeme

Nejdřív pochopíme vaše procesy. Pak navrhneme postup.

01

Audit procesů

Zmapujeme vaše procesy a identifikujeme, kde automatizace přinese největší úsporu. Změříme aktuální stav.

1–2 týdny

02

Návrh automatizace

Navrhneme řešení, vybereme technologie a připravíme plán implementace s jasným ROI.

1–2 týdny

03

Implementace

Nasadíme automatizaci v pilotním rozsahu. Otestujeme na reálných datech a vyladíme.

4–8 týdnů

04

Rozšíření

Pilotní řešení rozšíříme na další procesy, dodavatele nebo pobočky.

2–6 týdnů

05

Měření a optimalizace

Sledujeme výsledky, měříme úspory a průběžně optimalizujeme automatizované procesy.

Průběžně

Případová studie

Lagardère: Příprava EDI integrace pro retail řetězec

LAGARDÈRE

Retail

Často kladené otázky

Co přesně automatizujete?

Příjem a odesílání objednávek, faktur a dodacích listů. Schvalovací workflow. Párování plateb. Generování reportů. Zpracování příchozích dokumentů přes AI. Cokoliv, co se dnes dělá ručně a opakovaně.

Kolik stojí automatizace jednoho procesu?

Závisí na složitosti integrace a počtu systémů. EDI napojení na jednoho dodavatele se pohybuje v desítkách tisíc. Automatizace celého workflow od příjmu objednávky po fakturaci ve stovkách tisíc. Nabídku připravíme po auditu vašich procesů.

Funguje to s naším ERP?

Ano. Pracujeme s Dynamics 365, K2, Helios, ABRA Flexi a dalšími. Pokud váš ERP má API nebo databázový přístup, napojíme ho. U starších systémů bez API najdeme cestu přes souborovou výměnu nebo databázové triggery.

Jak fungují AI agenti?

AI agent je program, který se připojí k vašim systémům (ERP, sklad, CRM) a pracuje s nimi na základě vašich příkazů. Místo pevně daných pravidel se rozhoduje podle kontextu. Víc v našem průvodci AI automatizací.

Jak rychle uvidíme výsledky?

Pilotní automatizace běží typicky do 6 týdnů od zahájení. Před implementací děláme audit procesů, kde odhadneme, kolik hodin týdně automatizace ušetří. Takže ROI víte předem, ne zpětně.

Můžeme začít s jedním procesem a postupně rozšiřovat?

Přesně tak to doporučujeme. Začneme procesem s největší bolestí nebo nejvyšším objemem. Nastavíme, změříme výsledky a na základě dat rozšíříme na další oblasti.

Jak automatizovat schvalovací procesy v ERP?

Nastavíme workflow přímo v ERP nebo přes Power Automate. Objednávka nad limit automaticky jde ke schválení vedoucímu. Faktura se páruje s dodacím listem a objednávkou. Schvalovatel dostane notifikaci a schválí jedním klikem. Vidíte, kde se co zaseklo.

Související služby

Další služby, které by vás mohly zajímat