techone --path=accounting-to-erp
Z účetního programu na Dynamics 365 Business Central
S růstem firmy přibývají sklady, objednávky, výroba i další provozní evidence. Nejdřív určíme, co má převzít nové ERP a co zůstane v navazujících systémech.
Ve zkratce
- Výchozí stav
- Účetnictví může fungovat správně, zatímco objednávky, sklad a další části provozu už závisejí na oddělených evidencích.
- Společné ERP jádro
- Nové ERP má převzít procesy a data, které potřebují společná pravidla, návaznosti a odpovědnosti napříč firmou.
- Hranice řešení
- Specializované aplikace mohou zůstat. Návrh musí určit vlastníka dat a spolehlivé napojení na D365 BC.
- Migrace dat
- Kmenová data, otevřené doklady, zůstatky a historie mají odlišný účel. Ne všechno musí přejít do živého ERP.
- Rozhodovací podklad
- Před implementací má být potvrzený cílový provoz, pokrytí standardem, hranice systémů a rozsah migrace.
Firma vyrostla, systémy zůstaly oddělené
Současný účetní program může dál správně vést účetnictví. Omezení se často objeví jinde: objednávky vznikají v jednom místě, stav zásob se kontroluje v jiném a plán výroby nebo dopravy žije v samostatné aplikaci či tabulce. Lidé potom přepisují stejné údaje a stav zakázky skládají z několika zdrojů.
Takové prostředí nemusí být špatně. Problém nastává, když už není jasné, který údaj platí, změna se projeví pozdě nebo důležitý postup závisí na člověku, který zná všechny ruční návaznosti. Počet uživatelů přitom není spolehlivá hranice. Rozhoduje složitost procesů a jejich návazností.
Prvním rozhodnutím proto není nákup licence. Potřebujete určit, které části provozu mají sdílet data a pravidla, co se má v budoucnu dělat jinak a zda Dynamics 365 Business Central tuto roli pokryje.
Co má převzít společné ERP
Dynamics 365 Business Central spojuje finance s nákupem, prodejem, zásobami, projekty, servisem a vybranými výrobními a skladovými procesy. Rozhodující není počet dostupných modulů. Důležité je, které procesy potřebují společný doklad, stav a odpovědnost.
Finance a účetní návaznosti
Prodej, nákup, zásoby, majetek a projekty mají přímý dopad do účetnictví. Společné ERP omezuje dodatečné přenosy a umožní dohledat, z jakého dokladu účetní zápis vznikl.
Nákup, prodej a zásoby
Objednávka, dostupnost zboží, příjem, expedice a fakturace pracují se stejnými položkami, zákazníky a dodavateli. Změna se propíše do navazujících kroků bez ručního skládání stavu.
Projekty, servis a výroba
Podle provozu může D365 BC řídit projektové náklady, servisní zakázky, kusovníky, výrobní postupy a kapacity. Potřebnou hloubku je nutné ověřit na skutečných scénářích firmy.
Role, schvalování a společná data
Nové ERP má určit, kdo doklad vytváří, kdo ho schvaluje a kdo odpovídá za správnost kmenových údajů. Tato pravidla musí vycházet z budoucího procesu, ne pouze ze současných obrazovek.
ERP má převzít společné procesy firmy. Nemusí nahradit každý nástroj, který dnes používáte.
Co může zůstat v navazujících systémech
D365 BC může být jádrem řešení, aniž by v něm běžel celý provoz. Specializovaná aplikace má zůstat tam, kde řeší svou oblast lépe a má použitelné rozhraní. Návrh potom musí přesně popsat, která data vlastní a jak je předává ERP.
Obchod a zákaznické kanály
CRM, e-shop nebo B2B portál mohou dál řídit obchodní komunikaci a objednávkový kanál. D365 BC převezme potvrzené doklady, ceny, dostupnost nebo stav plnění podle dohodnutého datového toku.
Sklad, výroba a doprava
WMS, výrobní technologie nebo dopravní a dispečerská aplikace mohou zůstat zdrojem podrobných provozních údajů. ERP potřebuje pouze data nutná pro zásoby, plán, náklady, expedici a účetní návaznosti.
Dokumenty a schvalování
Dokumentové úložiště nebo specializované workflow nemusí být nahrazeno. V projektu IBG jsme propojili Dynamics CRM, SharePoint a Dynamics NAV od obchodní příležitosti po podklady k fakturaci. Každý systém měl v toku vlastní roli.
Odpovědnost za integraci
U každého napojení se určí závazný zdroj dat, směr a okamžik přenosu, kontrola výsledku a postup při chybě. Samotná existence API tento provozní návrh nenahradí.
Jak ověřit, zda D365 BC odpovídá firmě
Obecná ukázka produktu potvrdí, že systém obsahuje prodej, sklad nebo výrobu. Neodpoví ale na to, zda zvládne vaše varianty procesu, objemy, schvalování a návaznosti. Vhodnost ověřujeme na konkrétních dokladech a situacích, které mohou změnit návrh nebo rozsah implementace.
Kritické scénáře a výjimky
Vybereme případy, jejichž selhání zastaví fakturaci, expedici, nákup, výrobu nebo uzávěrku. Vedle běžného průběhu projdeme také vrácení, opravy, částečné plnění a další důležité varianty.
Požadovaná hloubka provozu
Ověříme skladové metody, plánování, výrobní režim, více společností, práci v různých zemích i objemy transakcí. Tyto požadavky mohou ovlivnit konfiguraci, aplikace i volbu jiné Dynamics 365 aplikace.
Standard, aplikace a rozšíření
U každého rozdílu určíme, zda se upraví proces, použije standardní konfigurace nebo existující aplikace, vytvoří cílené AL rozšíření, případně zůstane funkce v okolním systému.
Praktické ověření
Rizikovou oblast lze projít v ukázce nebo sandboxu s připravenými daty. Výstup shrne potvrzené pokrytí, otevřené body a jejich dopad na dodávku.
Co se bude migrovat
Přechod z účetního programu a pomocných evidencí neznamená zkopírovat každý záznam do nového ERP. Data se rozdělí podle toho, jak budou potřeba v budoucím provozu, při auditu a při dohledávání starších případů.
Kmenová data
Zákazníky, dodavatele, položky, účty, dimenze a další číselníky je potřeba sjednotit, odstranit duplicity a doplnit vazby, které nový proces vyžaduje.
Zůstatky a otevřené případy
Účetní zůstatky, neuhrazené položky, otevřené objednávky, zásoby a rozpracované zakázky musí navázat tak, aby firma mohla po přechodu pokračovat v práci.
Historie a archiv
Historie potřebná pro denní práci může přejít do D365 BC. Starší záznamy lze podle provozních a právních požadavků ponechat v zabezpečeném a dohledatelném archivu.
Zkušební převod a kontrola
Migraci opakujeme před ostrým spuštěním. Vlastníci dat kontrolují počty, zůstatky, návaznosti i konkrétní doklady a potvrzují, že lze nad převedenými údaji pokračovat v procesu.
Od prvního posouzení k zadání
První rozhovor má určit, co potřebujete rozhodnout a jak podrobné ověření tomu odpovídá. Firma s několika propojenými evidencemi potřebuje jiný rozsah než výrobní provoz s více sklady a vlastními aplikacemi.
Vymezíme důvod změny
Projdeme současný účetní program, další důležité systémy, procesy v rozsahu, očekávanou změnu a lidi, kteří za jednotlivé oblasti odpovídají.
Popíšeme současný provoz
Na dokladech a skutečných případech zachytíme role, předávání, pomocné evidence, datové zdroje, běžné scénáře i výjimky.
Navrhneme budoucí stav
Určíme, které procesy a data převezme ERP, co zůstane v navazujících aplikacích a jaké integrace a odpovědnosti nový provoz potřebuje.
Ověříme D365 BC a rozsah přechodu
Porovnáme cílové scénáře se standardem, vymezíme aplikace, rozšíření, migraci a rizika a připravíme podklad pro nabídku nebo další rozhodnutí.
Co následuje po rozhodnutí
Pokud Dynamics 365 Business Central odpovídá cílovému provozu, navážeme konkrétním rozsahem implementace Dynamics 365 Business Central. Zadání určí konfiguraci, aplikace a rozšíření, integrace, migrační běhy, testy, školení a plán spuštění.
Pokud potřebujete nejdřív podrobně zmapovat procesy a připravit cílový návrh nezávisle na produktu, použijeme postup z analýzy před implementací ERP. Firma, která už provozuje Dynamics NAV nebo Navision, má odlišnou výchozí situaci. Technickou migraci a novou implementaci porovnává průvodce přechodem z Dynamics NAV.
Smyslem prvního posouzení je zvolit správný další krok dřív, než vznikne nabídka postavená pouze na seznamu požadovaných funkcí.
Často kladené otázky
Jak poznáme, že už nám účetní program nestačí?
Účetní program může dál správně vést účetnictví. Změnu je vhodné prověřit, pokud objednávky, zásoby, výroba nebo projekty závisejí na oddělených evidencích, stejná data se přepisují a stav procesu nelze zjistit z jednoho závazného zdroje. Rozhoduje provozní návaznost a dopad chyb, nikoli samotný počet uživatelů.
Lze přejít z účetního programu na Dynamics 365 Business Central?
Ano. Nejdřív je potřeba určit, které procesy má D365 BC převzít a jaká data jsou pro ně nutná. Z účetního programu lze připravit kmenové údaje, zůstatky a otevřené položky; objednávky, zásoby nebo další evidence mohou pocházet z jiných zdrojů. Konkrétní postup závisí na kvalitě dat a cílovém provozu.
Musíme do Dynamics 365 Business Central převést všechny současné systémy?
Ne. Specializovaný systém může zůstat, pokud plní svou roli a lze ho spolehlivě napojit. Návrh musí určit, která data vlastní, co předává D365 BC a jak se kontrolují chyby. Nahrazovat má smysl pouze systém nebo evidenci, pro které v budoucím provozu nezůstává samostatná role.
Musíme migrovat celou historii?
Ne vždy. Do živého ERP obvykle patří kmenová data, zůstatky, otevřené doklady a historie potřebná pro běžnou práci. Starší data mohou zůstat v bezpečném archivu, pokud jsou dohledatelná a splní provozní, účetní a právní požadavky firmy.
Jak ověříte, že je Dynamics 365 Business Central pro naši firmu vhodný?
Popíšeme současný a budoucí provoz, vybereme kritické scénáře a porovnáme je se standardem D365 BC. U rozdílů určíme změnu procesu, konfiguraci, aplikaci, rozšíření nebo integraci. Rizikové oblasti lze prakticky ověřit v ukázce či sandboxu před stanovením rozsahu implementace.
Související témata
Z Excelu do ERP
Jak rozhodnout, zda provoz potřebuje ERP, aplikaci, CRM nebo integraci.
Analýza před implementací ERP
Jak převést současný provoz do cílového návrhu a zadání pro další rozhodnutí.
Implementace Dynamics 365 Business Central
Od procesní a datové analýzy přes migraci a integrace až po spuštění a podporu.
Microsoft Cloud Solution Provider
Přechod na Dynamics 365 i nákup licencí vyřešíte přes jednoho partnera. Projdeme s vámi vaši situaci a postaráme se o obojí.
Proberme přechod na nové ERP.
Na prvním hovoru projdeme současný účetní program, navazující systémy a procesy, které potřebují změnu. Potom navrhneme rozsah vstupního posouzení.