techone --fit=business-central
Kdy dává Dynamics 365 Business Central smysl
Dynamics 365 Business Central může v jednom ERP spojit finance, sklad i další provozní agendy. Vhodnost ale závisí na tom, kolik procesů pokryje standard, které systémy zůstanou zachované a kde budou potřeba integrace nebo vlastní úpravy.
Ve zkratce
- Cílový provoz
- Nejprve popište procesy, které má ERP řídit, a důvod, proč chcete současné prostředí změnit.
- Standard a rozdíly
- U každého kritického procesu je potřeba rozlišit standard systému, doplněk, vlastní úpravu a funkci ponechanou v jiném systému.
- Data a integrace
- Rozsah migrace, kvalita dat a odpovědnost za údaje mezi ERP, CRM, skladem a dalšími systémy ovlivní návrh i rizika.
- Provoz a lokalizace
- Online službu aktualizuje Microsoft. Vlastní aplikace, integrace, oprávnění a místní požadavky však vyžadují průběžnou správu a testování.
- Rozhodovací podklad
- Před implementací potřebujete znát cílový rozsah, rozdíly proti standardu, způsob migrace, závislosti a jednotlivé nákladové položky.
Začněte provozem, který má ERP řídit
Než začnete porovnávat funkce ERP, popište důvod změny a části provozu, které mají po zavedení nového systému fungovat jinak. Může jít o společné řízení financí, nákupu, prodeje, skladu, projektů, servisu nebo standardní výroby. Dalším důvodem bývá sjednocení dat mezi společnostmi, omezení ručních přenosů nebo náhrada systému, který už nelze bezpečně rozvíjet.
Dynamics 365 Business Central je vhodným kandidátem, pokud lze většinu provozu postavit na jeho standardních procesech a zbývající rozdíly řešit rozumným počtem aplikací, integrací nebo cílených rozšíření. Vhodnost proto nelze určit pouze podle značky, stáří současného ERP nebo počtu uživatelů.
Pro posouzení potřebujeme znát doklady a rozhodnutí, které mají systémem procházet, odpovědnosti jednotlivých rolí i důležité výjimky. Součástí jsou také scénáře, podle kterých se ověří, že nový způsob práce odpovídá potřebám firmy.
Co umí standard a co vyžaduje doplnění
Standard Dynamics 365 Business Central spojuje finance, prodej, nákup, zásoby, projekty, služby, skladové a výrobní funkce. Samotná dostupnost modulu ale ještě neznamená, že pokryje všechny varianty konkrétního procesu. Proto je potřeba ověřit, co zvládne konfigurace a co bude nutné doplnit.
Standard a konfigurace
Základní tok dokladů, účtování, nákup, prodej, zásoby, projekty nebo vybrané výrobní scénáře lze často sestavit konfigurací systému. V této vrstvě je vhodné přizpůsobit proces standardu všude, kde tím firma neztrácí důležitou schopnost.
Aplikace a cílené rozšíření
Oborový požadavek může pokrýt existující aplikace. Specifické schvalování, výpočet nebo doklad lze doplnit rozšířením v AL. Každá taková změna ale přidává odpovědnost za testování, podporu a kompatibilitu s dalšími verzemi.
Integrace a okolní systémy
CRM, e-shop, WMS, výrobní zařízení, docházka nebo datová platforma nemusí být nahrazeny ERP. Je potřeba určit, který systém vlastní jednotlivá data, kdy je předává a jak se řeší chyba nebo opakované zpracování.
Kdy porovnat jinou variantu
U vícezávodové nebo procesní výroby, pokročilého plánování, rozsáhlé automatizace skladu či jednotného globálního modelu stojí za porovnání Dynamics 365 Supply Chain Management. Důležitá je složitost procesů a požadovaná úroveň jejich řízení. Podrobněji tuto volbu rozebírá průvodce ERP ve výrobě.
ERP nemusí převzít každý proces. Podstatné je správně rozdělit odpovědnosti mezi ERP a navazující systémy.
Co ověřit před výběrem
Obecná prezentace produktu ukáže obrazovky a dostupné moduly. Pro výběr je užitečnější projít několik důležitých oblastí na skutečných dokladech, datech a výjimkách. U každé by mělo být jasné, co potřebujete ověřit a jaké rozhodnutí z toho vyplyne.
Které scénáře jsou kritické
Vyberte procesy, jejichž selhání zastaví fakturaci, expedici, nákup, výrobu nebo účetní uzávěrku. U každého popište běžný průběh i výjimky. Tyto scénáře potom použijte při ukázce a testování systému.
Co přijmete ze standardu
Rozdíl mezi současným postupem a standardem systému nemusí automaticky znamenat vývoj. Je potřeba rozhodnout, kde se upraví proces, kde stačí konfigurace a kde je vlastní změna skutečně opodstatněná.
Která data se mají převést
Kmenová data, otevřené doklady, zůstatky a historie mají odlišný význam i náročnost. Rozhodnutí musí určit rozsah, čištění, odpovědnost za kontrolu a způsob přístupu ke starším záznamům.
Kde budou data vznikat
U každé integrace určete závazný zdroj dat, směr přenosu, okamžik aktualizace a řešení chyb. V projektu IBG jsme propojili Dynamics CRM, SharePoint a Dynamics NAV od obchodní příležitosti přes dokumentaci až po podklady k fakturaci. Aby takový tok fungoval, musí mít každý systém jasně určenou roli.
Kdo ponese provozní odpovědnost
Rozhodnutí zahrnuje role a oprávnění, místní legislativní požadavky, správu aplikací, testování aktualizací a podporu uživatelů. U každé oblasti musí být jasné, kdo za ni po spuštění odpovídá.
Co zahrnout do nákladů na zavedení a provoz
Licence jsou pouze jednou částí rozpočtu. Celkové náklady závisí na rozsahu implementace, stavu dat, integracích, potřebných úpravách i kapacitě lidí na straně firmy. Do rozpočtu proto patří celý přechod i následný provoz.
Licence a aplikace
Počítají se typy uživatelů, potřebná prostředí, doplňkové aplikace, kapacita a služby navázané na ERP. Podmínky je nutné ověřit podle aktuálního licenčního modelu.
Analýza a zavedení
Patří sem návrh procesů, konfigurace, řízení rozhodnutí, příprava testů, školení a spuštění. Rozsah práce roste s počtem společností, odlišných procesů a otevřených požadavků.
Migrace dat
Náklady ovlivní kvalita zdrojů, počet migračních běhů, čištění, převodní pravidla a požadovaná historie. Velký objem dat nemusí být problém, pokud jsou jejich význam a struktura jasné.
Integrace a rozšíření
Každé napojení nebo vlastní funkce má cenu návrhu, vývoje, testování a následné údržby. Proto je důležité oddělit nutné změny od požadavků, které lze řešit standardem.
Práce lidí na straně firmy
Procesní vlastníci musí rozhodovat, připravit data, testovat scénáře a podílet se na školení. Tento čas bývá pro termín stejně důležitý jako kapacita dodavatele.
Podpora a další změny
Do provozního modelu patří podpora uživatelů, správa oprávnění, kontrola integrací, testování aktualizací a rozvoj systému. Odpovědnosti a způsob objednávání změn mají být známé před spuštěním.
Online provoz, aktualizace a lokalizace
U cloudové verze Dynamics 365 Business Central spravuje Microsoft základní službu, databázovou platformu a aktualizace produktu. Podle plánu vydávání Dynamics 365 přicházejí dvě hlavní vlny změn ročně a mezi nimi další aktualizace. Firma tak provozuje méně vlastní infrastruktury, stále ale odpovídá za celé podnikové řešení.
Zákazník a partner řeší uživatelské role, oprávnění, kvalitu dat, vlastní aplikace, integrace a provozní postupy. Budoucí verzi lze ověřit v sandboxu dřív, než se dostane do produkce. Při testu je potřeba projít kritické scénáře a všechny změny vytvořené nad standardem.
Microsoft publikuje pro jednotlivé země místní funkce a lokalizační aplikace. Dokumentace české lokalizace popisuje dostupné oblasti pro aktuální verzi. Při výběru je přesto potřeba ověřit konkrétní požadavky na účtování, DPH, výkazy, banky nebo další oborové povinnosti. Při provozu ve více zemích se stejným způsobem ověřuje, zda společný návrh pokryje všechny místní procesy.
Jak ověřit Dynamics 365 Business Central před rozhodnutím
Před ukázkou, trialem nebo prací v sandboxu si stanovte otázky, které má ověření zodpovědět. Díky tomu se test soustředí na procesy, data a výjimky skutečně důležité pro výběr.
Vymezíme cílový provoz
Pojmenujeme důvod změny, kritické procesy, společnosti, země, uživatelské role a odpovědnosti.
Porovnáme standard a rozdíly
Určíme, co pokryje standard, kde dává smysl změna procesu a co potřebuje aplikaci, integraci nebo jiný systém.
Ověříme rizikové scénáře
Na reálných příkladech prověříme důležité doklady, výjimky, data, integrace a místní požadavky.
Připravíme rozhodovací podklad
Shrneme cílovou architekturu, rozsah migrace a dodávky, závislosti, nákladové položky a otevřená rizika.
Často kladené otázky
Pro jaké firmy je Dynamics 365 Business Central vhodný?
Je vhodným kandidátem pro firmy, které chtějí v jednom ERP řídit finance a navazující obchodní, skladové, projektové, servisní nebo standardní výrobní procesy. Konečné rozhodnutí závisí na tom, jak velkou část provozu pokryje standard a jak náročné jsou zbývající rozdíly, integrace a místní požadavky.
Kdy porovnat Dynamics 365 Business Central s Dynamics 365 Supply Chain Management?
Porovnání dává smysl u náročné vícezávodové nebo procesní výroby, pokročilého plánování, rozsáhlé automatizace skladu a požadavku na jednotný globální provoz. Rozhoduje hloubka procesů, jejich výjimky, integrace a provozní model, nikoli jeden počet uživatelů.
Umí Dynamics 365 Business Central českou legislativu?
Microsoft pro tento systém publikuje české místní funkce a lokalizační aplikace. Před výběrem je potřeba ověřit konkrétní požadavky na účtování, DPH, výkazy, banky a oborové povinnosti proti aktuální verzi a zvoleným doplňkům.
Z čeho se skládají náklady na zavedení Dynamics 365 Business Central?
Z licencí a aplikací, analýzy a zavedení, migrace dat, integrací a rozšíření, interní práce firmy, testování, školení a následné podpory. Konkrétní rozpočet lze sestavit až po vymezení procesů, dat, odpovědností a hranic dodávky.
Jak lze Dynamics 365 Business Central ověřit před rozhodnutím?
Nejprve vyberte kritické scénáře a otázky, které musí produkt zodpovědět. Potom lze použít ukázku, trial nebo sandbox s připravenými příklady dokladů, dat, výjimek a integrací. Na konci musí být jasné, zda systém vyhovuje a jaký rozsah implementace bude potřeba.
Související témata
Implementace Dynamics 365 Business Central
Od procesní a datové analýzy přes migraci a integrace až po spuštění a podporu.
Analýza před implementací ERP
Jak vyjasnit procesy, data, role a otevřená rozhodnutí před zahájením dodávky.
Z Navision do Dynamics 365 Business Central
Jak porovnat technický upgrade a novou implementaci podle verze, úprav a dat.
Microsoft Cloud Solution Provider
Přechod na Dynamics 365 i nákup licencí vyřešíte přes jednoho partnera. Projdeme s vámi vaši situaci a postaráme se o obojí.
Zvažujete Dynamics 365 Business Central?
Na úvodním rozhovoru projdeme důvod změny, kritické procesy, současné systémy a očekávaný rozsah. Podle toho určíme, co je potřeba ověřit před výběrem řešení.
Probrat vhodnost ERP