techone --pruvodce=analyza-erp
Analýza před implementací ERP
Než začnete vybírat nebo zavádět ERP, je potřeba popsat skutečný průběh procesů, používaná data, role a výjimky. Na tomto základě lze připravit konkrétní zadání pro porovnání řešení, nabídku a následnou implementaci.
Ve zkratce
- Účel analýzy
- Zjistit, jak firma dnes pracuje, co má nový ERP systém změnit a která rozhodnutí musí padnout před výběrem nebo zahájením implementace.
- Současný stav
- Popisuje role a odpovědnosti, průběh dokladů, přenosy dat, varianty procesů, integrace a provozní omezení.
- Cílový návrh
- Určuje budoucí postupy jednotlivých rolí, změny proti dnešku, zdroje dat, hranice systémů a scénáře pro ověření řešení.
- Hlavní výstup
- Výsledkem je zadání použitelné pro porovnání variant, vymezení dodávky, přípravu nabídky a následnou implementaci.
- Co připravit
- Čas lidí z provozu, přehled používaných systémů a vzorky skutečných dokladů, tabulek, exportů a výjimek.
Co potřebujete před implementací rozhodnout
Firma obvykle ví, proč chce ERP změnit: současný systém už nestačí, lidé přepisují data nebo chybí společný přehled. Analýza ověří, jak se dnes procesy skutečně provádějí a co má po změně fungovat jinak. Součástí jsou také otázky, které je potřeba rozhodnout před výběrem produktu nebo zahájením implementace.
Popis současného stavu zachytí role, data, návaznosti a omezení. Na něj naváže návrh budoucího procesu, odpovědností a hranic mezi systémy. Tyto podklady umožní porovnat jednotlivé varianty a vymezit rozsah dodávky.
Potřebná podrobnost závisí na dalším použití. První porovnání ERP vyžaduje jinou úroveň detailu než příprava implementace již vybraného produktu. Proto si hned na začátku určíme, k jakému rozhodnutí má analýza sloužit.
Co zachycuje současný stav
Analýza současného stavu, označovaná také AS-IS, popisuje skutečný průběh objednávky, zakázky nebo dokladu. Porovnává formální postupy s tím, co lidé zadávají do systémů, vedou v pomocných evidencích a předávají kolegům.
Role a odpovědnosti
Zjišťujeme, kdo proces zahajuje, kdo rozhoduje, kdo případ přebírá a kdo potvrzuje jeho dokončení. Důležité jsou skutečné role v provozu, nejen formální organizační schéma.
Navazující procesní oblasti
Obchod, nákup, logistiku, sklad, výrobu a finance sledujeme jako jeden navazující tok. U každé oblasti popíšeme, kde proces začíná, co přebírá a čím končí.
Datové přenosy
U každého důležitého údaje zjišťujeme, kdo ho pořizuje, kde vzniká, kam se přenáší a kdo ho kontroluje. Díky tomu se ukážou také ruční přepisy a další místa náchylná k chybám.
Pravidla a varianty
Běžný postup doplňují odlišné typy zakázek, výjimky, schvalování a pravidla známá jen některým lidem. Jednotlivé varianty je potřeba rozlišit a určit, které z nich má nový systém podporovat.
Integrační body
U automatických i ručních toků popíšeme zdroj, cíl, četnost, odpovědnost a postup při chybě. Tyto informace slouží k návrhu budoucích integrací.
Provozní omezení
Analýza zaznamená termíny uzávěrek, dostupnost lidí, závislosti na směnách, požadavky na dohledatelnost a další podmínky, které musí respektovat návrh i přechod.
Podklady vznikají z rozhovorů s lidmi, kteří proces provádějí, a ze vzorků skutečných evidencí. Směrnice pomohou, ale samy neukážou všechny pracovní varianty.
Co analýza často odhalí
Pomocná evidence nebo neformální krok nemusí být chyba. Je ale potřeba zjistit, proč vznikl a zda ho má nový systém převzít, nahradit, nebo zda po změně procesu přestane být potřeba.
Pravidla závisí na znalosti konkrétních lidí
Někteří pracovníci znají povolené kombinace, výjimky a způsob eskalace, ale pravidla nejsou popsaná. Společně určíme, co má hlídat systém, co patří do pracovního postupu a co je potřeba zahrnout do školení.
Stejný údaj se pořizuje vícekrát
Informace se zapisuje do sdílené tabulky, ERP i dalších nástrojů. Analýza určí závazný zdroj, potřebné příjemce a zda přenos nahradí integrace nebo změna odpovědnosti.
Část případů používá jiný proces
Odlišný typ zákazníka, zboží nebo dodávky může vyžadovat jiné doklady a kontroly. Je potřeba rozhodnout, zda se tyto varianty sjednotí, nebo je nový systém bude podporovat odděleně.
Pomocná evidence převzala provozní roli
Tabulka obalů, palet, cen nebo plateb může být pro provoz rozhodující. Její účel proto popíšeme jako samostatný požadavek a rozhodneme, zda ho převezme ERP, menší aplikace, integrace, nebo změněný postup.
Jak analýza probíhá
Konkrétní průběh závisí na rozsahu projektu, základní kroky jsou ale stejné. Nejprve si ujasníme účel analýzy, potom projdeme skutečný provoz, připravíme cílový návrh a zadání pro další krok.
Vymezíme účel a rozsah
Pojmenujeme důvod změny, procesní oblasti, zapojené role a to, zda má výstup sloužit pro výběr, nabídku nebo přípravu implementace.
Projdeme skutečný provoz
S lidmi z jednotlivých rolí projdeme doklady, tabulky, exporty, používané systémy, běžné scénáře i případy řešené odlišně.
Navrhneme cílový stav
Popíšeme budoucí proces, odpovědnosti, zdroje dat, integrace, změny proti dnešku a rozhodnutí, která ještě musí padnout.
Ověříme a předáme zadání
Vlastníci procesů projdou cílové scénáře, potvrdí správnost dat a doplní otevřené body. Na závěr předáme zadání v podobě dohodnuté pro výběr dodavatele, nabídku nebo implementaci.
Zadání pro výběr a implementaci
Zadání má uvést procesní varianty, odpovědnosti, data, integrace, otevřené otázky, závislosti a způsob akceptace. Dodavatel pak může připravit nabídku pro konkrétní provoz a pojmenovat místa, která jeho standard nepokrývá.
Stejný dokument lze použít při porovnání produktů a dodavatelů. Další otázky se pravděpodobně objeví, všichni ale vycházejí ze stejného popisu procesů a očekávaného výsledku.
Z analýzy výrobních procesů pro Holík International vznikl plán digitalizace a dokumentace pro rozhodování o postupné implementaci. Pro Lagardère jsme během pěti měsíců zmapovali EDI procesy a datové struktury a připravili manuál pro napojování dodavatelů.
Po analýze můžeme pokračovat implementací Dynamics 365 Business Central nebo propojením ERP s okolními systémy. Někdy analýza ukáže, že je před konečným výběrem potřeba některou variantu ještě prakticky ověřit.
Často kladené otázky
Co od nás budete na začátku potřebovat?
Potřebujeme čas klíčových lidí na rozhovory, přehled používaných systémů a vzorky pracovních podkladů: tabulky, exporty, příklady dokladů a popis důležitých výjimek. Formální směrnice pomohou, ale nejsou podmínkou zahájení.
Dá se analýza udělat za běžného provozu?
Ano. Rozhovory plánujeme podle dostupnosti lidí a část práce probíhá nad předanými podklady. Analýza obvykle nevyžaduje zastavení provozu, u některých procesů však může být užitečné pozorování vybrané směny nebo činnosti.
Co když už ERP vybíráme?
Analýza pomůže převést skutečné procesy a výjimky do společných scénářů pro dodavatele. Nabídky pak porovnáváte proti vlastnímu provozu místo různých ukázek připravených každým dodavatelem.
Je výstup použitelný, když implementaci udělá někdo jiný?
Ano. Zadání můžeme připravit tak, aby popisovalo role, procesy, data, integrace a cílový stav nezávisle na konkrétním dodavateli. Vybraný implementátor si potom může vyžádat doplnění podle produktu a vlastní metodiky.
Jak se liší analýza procesů od auditu IT?
Audit IT hodnotí infrastrukturu, bezpečnost a stav technologií. Procesní analýza popisuje, jak firma pracuje, jak se předávají data a podle jakých pravidel se rozhoduje. Slouží jako podklad pro změnu procesu nebo systému.
Související témata
Z Excelu do ERP
Jak poznat, že tabulka už nestačí pro provoz a co má převzít nový systém.
Kdy dává Dynamics 365 Business Central smysl
Jak posoudit ERP podle procesů, dat, integrací, úprav a provozního modelu.
Implementace Dynamics 365 Business Central
Od procesní a datové analýzy přes migraci a integrace až po spuštění a podporu.
Připravme zadání pro vaše ERP.
Na úvodním rozhovoru projdeme důvod změny, procesní oblasti, současné systémy a podklady, které už máte. Podle toho vymezíme rozsah analýzy a její použití pro výběr nebo implementaci.
Probrat ERP analýzu