ŘEŠENÍ TECHONE

Automatizace procesů a AI

Objednávky, dokumenty a schvalování převádíme do řízených procesů napojených na vaše současné systémy. Pravidla řeší opakované kroky, AI pomáhá s nestrukturovanými vstupy a lidé rozhodují o výjimkách.

Nezávazná konzultace Jak pracujeme

Kde proces ztrácí návaznost

Jednotlivé kroky fungují, ale data, dokumenty nebo rozhodnutí mezi nimi stále předávají lidé.

Data se mezi systémy předávají ručně

Objednávka vznikne v e-mailu nebo CRM, další údaje jsou v ERP a zaměstnanec je musí znovu přepsat do navazujícího systému.

Dokument přichází bez použitelných dat

Faktura, objednávka nebo dodací list obsahují potřebné údaje, ale další proces je nedokáže převzít bez ručního zpracování.

Schválení nemá jasný stav

Není vidět, kdo má rozhodnout, jaké podklady už zkontroloval a kde se dokument nebo požadavek právě nachází.

Výjimka zastaví celý postup

Běžný případ projde, ale neúplná data nebo nestandardní požadavek se vrátí do e-mailů a telefonátů bez určené odpovědnosti.

Z čeho automatizovaný proces skládáme

Každý krok má zdroj dat, pravidlo, odpovědnou roli a postup pro situace, které nelze dokončit automaticky.

Integrace a předání dat

Propojíme systémy tak, aby si předávaly pouze data potřebná pro daný proces a zachovaly odkaz na původní záznam.

API, EDI, události nebo řízený souborový přenos
Mapování a kontrola předávaných hodnot
Určení systému, který zůstává vlastníkem dat
Evidence chyb a nedostupného zdroje

Pravidla a workflow

Jednoznačné kroky řídí pravidla. Workflow předává úkol správné roli, hlídá stav a uchovává historii rozhodnutí.

Schvalování objednávek, faktur a požadavků
Kontroly proti dostupným datům v ERP
Notifikace, zastupování a další krok procesu
Dohledatelný stav a historie změn

AI pro nestrukturované vstupy

AI používáme tam, kde je potřeba pracovat s dokumentem nebo textem. Připraví data či souhrn, na který navazují pravidla a kontrola.

Získání údajů z faktur, objednávek a příloh
Klasifikace dokumentu nebo požadavku
Označení nejistých hodnot ke kontrole
Příprava podkladů s vazbou na zdroj

Výjimky a řízený provoz

Proces nekončí u ideálního vstupu. Navrhujeme také oprávnění, řešení chyb, návrat k člověku a bezpečné pokračování.

Rozdělení oprávnění pro čtení, schválení a zápis
Fronta výjimek s určenou odpovědností
Validace před změnou zdrojového systému
Logování, monitoring a postup při chybě

Kdy stačí pravidlo a kdy pomáhá AI

Pokud má krok známý vstup a jednoznačné rozhodnutí, použijeme pravidlo. Patří sem kontrola povinného pole, porovnání částky nebo předání úkolu podle střediska.

AI přidáváme tam, kde vstup nemá pevnou strukturu. Z dokumentu nebo textu připraví hodnoty, klasifikaci či souhrn. Výsledek potom ověří pravidla nebo odpovědný člověk podle dopadu dalšího kroku.

U dokumentů tuto část zajišťuje také SmartDocto. Získá požadovaná pole, označí nejisté hodnoty a předá výsledek do navazující kontroly nebo schválení.

Kdy proces využije digitální dvojče firmy

Pro přímé předání dat mezi dvěma systémy může stačit integrační rozhraní. Složitější proces ale často potřebuje znát zákazníka, zakázku, dokumenty, odpovědnou roli i aktuální stav napříč více zdroji.

Digitální dvojče firmy vytváří společný model těchto objektů a vztahů. Automatizace potom používá tento kontext v konkrétním toku práce, například při přípravě podkladů, kontrole stavu nebo předání výjimky.

EDI jako řízená součást procesu

EDI předává objednávky, dodací listy a faktury mezi obchodními partnery ve strukturované podobě. Navazující proces může data zkontrolovat a předat do ERP bez opisování údajů z PDF nebo e-mailu.

Pro Lagardère jsme zmapovali tok dat, pole jednotlivých zpráv a validační pravidla a připravili manuál pro napojování dodavatelů. Realizace EDI pak vychází z možností ERP, specifikace partnera a dohodnutého postupu pro chybové zprávy.

Jak postupujeme

Začneme jedním procesem a stanovíme, jak má vypadat správný průchod i řešení výjimky.

Vybereme proces a požadovaný výsledek

Určíme, kdo s procesem pracuje, co dnes předává ručně a podle čeho poznáme správně dokončený případ.

Zmapujeme data, pravidla a výjimky

Popíšeme zdroje dat, dostupná rozhraní, rozhodovací pravidla, oprávnění a situace, které musí převzít odpovědný člověk.

Propojíme a ověříme

Sestavíme potřebné integrace a kroky procesu. Na reálných datech zkontrolujeme správný průchod, dohledatelnost výsledku a chování při chybě.

Nasadíme a dále rozvíjíme

Po schválení uvedeme proces do provozu, sledujeme chyby a výjimky a podle skutečného používání přidáváme další kroky.

Realizované propojení tří systémů

IBG: od obchodní příležitosti v CRM přes projektovou dokumentaci v SharePointu po fakturaci v Dynamics NAV

IBG

Energetika

Často kladené otázky

Jak poznáme, že je proces vhodný pro automatizaci?

Proces musí mít popsatelný vstup, požadovaný výsledek a určený postup pro běžné případy i výjimky. Důležitá jsou také dostupná data a rozhraní zapojených systémů. Na úvodní konzultaci společně ověříme, zda tyto podmínky splňuje.

Kdy stačí pravidla a kdy dává smysl AI?

Pravidla používáme pro jednoznačné kroky, například kontrolu hodnoty, předání úkolu nebo schválení podle stanovených podmínek. AI pomáhá u dokumentů a textů, které nemají pevnou strukturu. Její výstup před dalším krokem ověřují pravidla nebo odpovědný člověk.

Musíme kvůli automatizaci měnit ERP?

Výměna ERP není podmínkou. Nejdřív ověříme, jaká rozhraní současný systém nabízí, která data vlastní a jak lze bezpečně předat nebo zapsat výsledek. Podle toho zvolíme integraci, workflow nebo úpravu existujícího systému.

Může automatizace zapisovat do ERP?

Ano, pokud ERP poskytuje vhodné rozhraní a jsou jasně určené povolené operace. Před zápisem kontrolujeme vstupní data, oprávnění a stav procesu. Významné nebo nejednoznačné změny mohou vyžadovat schválení a každý zápis musí být dohledatelný.

Lze začít jedním procesem a později řešení rozšířit?

Ano. Vybereme jeden konkrétní tok práce, propojíme potřebná data a ověříme jeho provoz. Další dokumenty, systémy nebo pobočky přidáváme až podle zkušeností s první nasazenou částí.

Jak určujete rozsah a cenu automatizace?

Rozsah ovlivňuje počet systémů, dostupnost rozhraní, kvalita dat, množství pravidel a výjimek i požadovaný způsob schvalování. Po zmapování konkrétního procesu připravíme rozsah práce a nabídku.

Související služby

Další služby, které by vás mohly zajímat

Začněme jedním konkrétním procesem.

Na úvodní konzultaci projdeme současný postup, zapojené systémy a výjimky. Společně určíme, kde má automatizace nebo AI největší přínos a jaký bude první krok.

Domluvit konzultaci