ŘEŠENÍ TECHONE
Automatizace procesů a AI
Objednávky, dokumenty a požadavky často procházejí několika systémy a ručními kroky. Navrhneme, co má převzít integrace, pravidlo nebo AI a kde zůstává rozhodnutí člověka.
Kde proces ztrácí návaznost
Jednotlivé kroky fungují, ale data, dokumenty nebo rozhodnutí mezi nimi stále předávají lidé.
Data se mezi systémy předávají ručně
Objednávka vznikne v e-mailu nebo CRM, další údaje jsou v ERP a zaměstnanec je musí znovu přepsat do navazujícího systému.
Dokument přichází bez použitelných dat
Faktura, objednávka nebo dodací list obsahují potřebné údaje, ale další proces je nedokáže převzít bez ručního zpracování.
Schválení nemá jasný stav
Není vidět, kdo má rozhodnout, jaké podklady už zkontroloval a kde se dokument nebo požadavek právě nachází.
Výjimka zastaví celý postup
Běžný případ projde, ale neúplná data nebo nestandardní požadavek se vrátí do e-mailů a telefonátů bez určené odpovědnosti.
Z čeho automatizovaný proces skládáme
Každý krok má zdroj dat, pravidlo, odpovědnou roli a postup pro situace, které nelze dokončit automaticky.
Integrace a předání dat
Propojíme systémy tak, aby si předávaly pouze data potřebná pro daný proces a zachovaly odkaz na původní záznam.
- API, EDI, události nebo řízený souborový přenos
- Mapování a kontrola předávaných hodnot
- Určení systému, který zůstává vlastníkem dat
- Evidence chyb a nedostupného zdroje
Pravidla a workflow
Jednoznačné kroky řídí pravidla. Workflow předává úkol správné roli, hlídá stav a uchovává historii rozhodnutí.
- Schvalování objednávek, faktur a požadavků
- Kontroly proti dostupným datům v ERP
- Notifikace, zastupování a další krok procesu
- Dohledatelný stav a historie změn
AI pro nestrukturované vstupy
AI používáme tam, kde je potřeba pracovat s dokumentem nebo textem. Připraví data či souhrn, na který navazují pravidla a kontrola.
- Získání údajů z faktur, objednávek a příloh
- Klasifikace dokumentu nebo požadavku
- Označení nejistých hodnot ke kontrole
- Příprava podkladů s vazbou na zdroj
Výjimky a řízený provoz
Proces nekončí u ideálního vstupu. Navrhujeme také oprávnění, řešení chyb, návrat k člověku a bezpečné pokračování.
- Rozdělení oprávnění pro čtení, schválení a zápis
- Fronta výjimek s určenou odpovědností
- Validace před změnou zdrojového systému
- Logování, monitoring a postup při chybě
Automatizace začíná popisem budoucí práce
Současný stav ukáže, kdo s procesem pracuje, jaké podklady používá, kde se data přepisují a které výjimky vracejí práci zpět k lidem. S vlastníkem procesu potom určíme budoucí postup a odpovědnost za výsledek.
Teprve nad tímto návrhem vybíráme technologii. Strukturovaná data předá integrace, jednoznačné rozhodnutí zpracuje pravidlo, AI pomůže s dokumentem nebo textem a člověk převezme situace, ve kterých je potřeba posouzení.
Kdy stačí pravidlo a kdy pomáhá AI
Pokud má krok známý vstup a jednoznačné rozhodnutí, použijeme pravidlo. Patří sem kontrola povinného pole, porovnání částky nebo předání úkolu podle střediska.
AI přidáváme tam, kde vstup nemá pevnou strukturu. Z dokumentu nebo textu připraví hodnoty, klasifikaci či souhrn. Výsledek potom ověří pravidla nebo odpovědný člověk podle dopadu dalšího kroku.
U dokumentů tuto část zajišťuje také SmartDocto. Získá požadovaná pole, označí nejisté hodnoty a předá výsledek do navazující kontroly nebo schválení.
Kdy proces využije digitální dvojče firmy
Pro přímé předání dat mezi dvěma systémy může stačit integrační rozhraní. Složitější proces ale často potřebuje znát zákazníka, zakázku, dokumenty, odpovědnou roli i aktuální stav napříč více zdroji.
Digitální dvojče firmy vytváří společný model těchto objektů a vztahů. Automatizace potom používá tento kontext v konkrétním toku práce, například při přípravě podkladů, kontrole stavu nebo předání výjimky.
EDI jako řízená součást procesu
EDI předává objednávky, dodací listy a faktury mezi obchodními partnery ve strukturované podobě. Navazující proces může data zkontrolovat a předat do ERP bez opisování údajů z PDF nebo e-mailu.
Pro Lagardère jsme zmapovali tok dat, pole jednotlivých zpráv a validační pravidla a připravili manuál pro napojování dodavatelů. Realizace EDI pak vychází z možností ERP, specifikace partnera a dohodnutého postupu pro chybové zprávy.
Od současného procesu k ověřenému řešení
Každý krok musí mít popsaný výsledek, odpovědnost a způsob ověření.
Popíšeme současný proces
Zmapujeme vstupy, kroky, role, systémy, předávání, rozhodnutí, výjimky a ruční práci. Výstup ukáže současný průběh i slabá místa.
Navrhneme budoucí proces
Určíme, co má být rychlejší, přesnější nebo lépe dohledatelné, jak se změní jednotlivé kroky a kdo odpovídá za výsledek.
Rozdělíme práci mezi systém, AI a člověka
Navrhneme integrace, pravidla, použití AI, oprávnění, kontroly a návrat k odpovědnému člověku. Každý krok má známý zdroj a cílový stav.
Ověříme pilot a připravíme provoz
Na reálných vzorcích ověříme běžné i chybové scénáře, přesnost, dohledatelnost a náklady. Po schválení nastavíme monitoring a další rozvoj.
Automatizace od obchodní příležitosti po fakturaci
IBG: Dynamics CRM zakládá projektovou dokumentaci v SharePointu a předává potřebná data do Dynamics NAV.
IBG
EnergetikaČasto kladené otázky
Jak poznáme, že je proces vhodný pro automatizaci?
Proces musí mít popsatelný vstup, požadovaný výsledek a určený postup pro běžné případy i výjimky. Důležitá jsou také dostupná data a rozhraní zapojených systémů. Na úvodní konzultaci společně ověříme, zda tyto podmínky splňuje.
Kdy stačí pravidla a kdy dává smysl AI?
Pravidla používáme pro jednoznačné kroky, například kontrolu hodnoty, předání úkolu nebo schválení podle stanovených podmínek. AI pomáhá u dokumentů a textů, které nemají pevnou strukturu. Její výstup před dalším krokem ověřují pravidla nebo odpovědný člověk.
Musíme kvůli automatizaci měnit ERP?
Výměna ERP není podmínkou. Nejdřív ověříme, jaká rozhraní současný systém nabízí, která data vlastní a jak lze bezpečně předat nebo zapsat výsledek. Podle toho zvolíme integraci, workflow nebo úpravu existujícího systému.
Může automatizace zapisovat do ERP?
Ano, pokud ERP poskytuje vhodné rozhraní a jsou jasně určené povolené operace. Před zápisem kontrolujeme vstupní data, oprávnění a stav procesu. Významné nebo nejednoznačné změny mohou vyžadovat schválení a každý zápis musí být dohledatelný.
Lze začít jedním procesem a později řešení rozšířit?
Ano. Vybereme jeden konkrétní tok práce, propojíme potřebná data a ověříme jeho provoz. Další dokumenty, systémy nebo pobočky přidáváme až podle zkušeností s první nasazenou částí.
Jak určujete rozsah a cenu automatizace?
Rozsah ovlivňuje počet systémů, dostupnost rozhraní, kvalita dat, množství pravidel a výjimek i požadovaný způsob schvalování. Po zmapování konkrétního procesu připravíme rozsah práce a nabídku.
Související řešení
Další oblasti, které mohou být součástí stejného projektu.
Proberme proces, který chcete změnit.
Popište současný postup, zapojené systémy a očekávaný výsledek. Ozveme se s návrhem prvního kroku a podklady, které má smysl připravit.