techone --pruvodce=b2b-portal
B2B portál napojený na ERP: návrh a realizace
B2B portál umožní zákazníkům objednávat podle cen a dostupnosti z ERP, sledovat vyřízení a stahovat dokumenty. Před realizací je potřeba určit oprávnění uživatelů a způsob předávání objednávek a jejich stavů mezi portálem a ERP.
Ve zkratce
- Účel portálu
- Zákazník může objednat zboží, sledovat vyřízení a získat související dokumenty bez předávání informací e-mailem.
- Hranice systémů
- U cen, dostupnosti, objednávek, dokumentů a uživatelů musí být jasné, kde údaje vznikají, kam se přenášejí a kdo je smí změnit.
- Volba kanálu
- Portál, EDI nebo oba kanály se volí podle způsobu práce a technické připravenosti jednotlivých partnerů.
- Podklady pro realizaci
- Získáte rozsah první etapy, uživatelské role, návrh integrací, akceptační scénáře, provozní odpovědnosti a podklady pro odhad.
Co má zákazník v portálu vyřídit
Rozsah portálu určují konkrétní úlohy jeho uživatelů: kdo se přihlašuje, za kterou firmu jedná, co potřebuje zjistit nebo provést a kdo jeho krok schvaluje.
První etapa má pokrýt ucelený scénář od přihlášení po výsledek v navazujícím systému. Další funkce lze přidat v následujících etapách.
Přístup za správnou firmu
Uživatel může jednat za jednu firmu, více poboček nebo skupinu společností. Portál musí podle jeho role určit, které účty, objednávky a dokumenty smí zobrazit nebo měnit.
Sortiment, ceny a dostupnost
Zákazník vidí pouze nabídku, obchodní podmínky a dostupnost, které pro něj platí. U každého údaje se určí zdroj, platnost a okamžik poslední aktualizace.
Objednávka a schválení
Objednávka může vzniknout z katalogu, opakováním předchozího nákupu nebo importem seznamu položek. Pravidla určují povinné údaje, povolené množství, schvalovatele i okamžik závazného odeslání.
Stav vyřízení a dokumenty
Po odeslání potřebuje zákazník rozlišit přijetí, potvrzení, expedici, doručení nebo zamítnutí. Stejný scénář může zpřístupnit nabídky, dodací listy, faktury a další dokumenty.
Uživatelé a zastupování
Správa účtů řeší pozvání kolegy, změnu role, dočasné zastoupení, obnovu přístupu i odchod zaměstnance. Za zákaznickou firmu musí být určeno, kdo tyto změny smí provést.
Který systém odpovídá za data a pravidla
Portál nemá vytvářet druhou verzi údajů, které už řídí ERP nebo jiný systém. U každého toku proto určujeme zdroj, směr, četnost, povolenou změnu a postup při chybě. Stejný princip používáme při ERP integracích.
Rozdělení není pro všechny firmy stejné. Cena může vznikat v ERP, uživatelský účet v portálu nebo systému správy identit a objednávka v portálu před předáním do ERP. U každého kroku musí být dohledatelné, kde data vznikla, kdo je změnil a jak je zpracoval navazující systém.
Zákazník, kontakty a oprávnění
Je potřeba rozlišit identitu přihlášeného člověka, firmu, za kterou jedná, a oprávnění ke konkrétním datům a akcím. Samotné přihlášení přístup k obchodním údajům neurčuje.
Sortiment, cena a dostupnost
Návrh stanoví, kde vzniká sortiment, smluvní cena, měna, jednotka, skladová dostupnost a logistická omezení. Při potvrzení objednávky musí portál pracovat s aktuálními údaji.
Objednávka a její stavy
Procesní, schvalovací, platební a logistický stav se mohou měnit nezávisle. Portál zákazníkovi zobrazí srozumitelný stav, ale všechny změny musí respektovat skutečný stav objednávky v ERP.
Dokumenty a platby
Nabídky, potvrzení, dodací listy a faktury mohou vznikat v různých systémech. Určí se, odkud se načítají, komu se zobrazí a zda portál pouze informuje, nebo umožňuje navazující úkon.
Chyby, opakování a dohledatelnost
Přenos musí zvládnout nedostupnost cílového systému i opakovaný požadavek bez vytvoření duplicitní objednávky. Pro dohled je potřeba znát stav zpracování, zobrazit čitelnou chybu, zaznamenat významné změny a určit další krok.
Kdy použít portál, EDI nebo oba kanály
Portál a EDI nejsou dvě verze stejného řešení. Liší se tím, kdo obchodní zprávu vytváří a zpracovává. Rozhodnutí vychází ze způsobu práce partnera, opakování zpráv, požadovaného standardu, výjimek a technické připravenosti.
Podobu zpráv, mapování a společné testování podrobněji rozebírá průvodce EDI integrací.
B2B portál
Přihlášený uživatel v portálu vybírá zboží, doplňuje objednávku, kontroluje údaje nebo provádí schválení. Portál se hodí tam, kde partner potřebuje vidět souvislosti nebo pracovat s výjimkami.
EDI
Systémy partnerů si opakovaně předávají dohodnuté strukturované zprávy. Běžný přenos nevyžaduje ruční zadání, i zde je však potřeba mapování, monitoring a řešení odmítnutých zpráv.
Portál i EDI
Jedna firma může nabídnout portál menším odběratelům a EDI partnerům s vlastním napojením. Oba kanály mají končit ve stejném obchodním procesu a používat shodná pravidla pro data a stavy.
Hotová platforma, modul ERP, nebo vývoj na míru
Technologii vybíráme až po popisu uživatelských scénářů a rozdělení odpovědností mezi portál a ERP. U každé varianty porovnáváme podporované funkce, rozhraní ERP, správu identit a oprávnění, licence, možnosti změn a odpovědnost za zabezpečení, aktualizace a podporu.
Hotová portálová platforma
Dává smysl, pokud standard pokrývá podstatnou část scénářů a existuje podporované napojení na potřebná data. Před volbou se ověří omezení úprav, licenční model, zabezpečení a odpovědnost za konektor.
Portál jako modul ERP
Může využít datový model a pravidla stávajícího ERP a omezit počet samostatných komponent. Konkrétní verze ale musí podporovat požadované rozhraní, externí uživatele, role i další rozvoj.
Vývoj na míru
Hodí se pro specifické scénáře, více zdrojových systémů nebo rozhraní, které standardní platforma nepokrývá. Firma získá větší kontrolu nad řešením, současně ale musí být jasné, kdo odpovídá za další vývoj a provoz. Tuto cestu dodáváme jako aplikaci na míru.
Jak připravujeme a realizujeme B2B portál
Projekt rozdělíme tak, aby první etapa pokryla ucelenou cestu uživatele a dala se ověřit proti ERP i provozním pravidlům. Před zahájením vývoje připravíme uživatelské scénáře, role, rozdělení odpovědností za data, návrh integrací, způsob akceptace a podklady pro odhad.
Popíšeme uživatele a jejich scénáře
Určíme, kdo se přihlašuje, za kterou firmu jedná, co potřebuje vyřídit, kdo jeho krok schvaluje a které výjimky se musí řešit.
Rozdělíme data, pravidla a odpovědnosti
Pro ceny, dostupnost, objednávky, dokumenty a účty stanovíme zdrojové systémy, směry přenosu, oprávnění, validace, stavy a postup při chybě.
Navrhneme první etapu a technické řešení
Vymezíme rozsah, uživatelské rozhraní, platformu nebo vlastní vývoj, integrační rozhraní, zabezpečení a provozní model.
Portál propojíme a ověříme
Implementujeme portál a integrace, nastavíme oprávnění a ověříme hlavní i chybové scénáře na testovacích datech od přihlášení po výsledek v ERP.
Spustíme provoz a podpoříme uživatele
Připravíme účty, předání, podporu, monitoring a postup při incidentu. Další změny řídíme podle používání portálu a priorit procesu.
Často kladené otázky
Jaké podklady potřebujete pro návrh B2B portálu?
Potřebujeme znát uživatele a jejich role, současný objednávkový proces, používané systémy, zdroje cen a dostupnosti, požadované dokumenty, schvalování a hlavní výjimky. U ERP ověřujeme konkrétní verzi, podporované rozhraní a odpovědné správce. Chybějící podklady doplníme během společného mapování.
Kdy zvolit portál a kdy EDI?
Portál se hodí, když člověk potřebuje vybrat, doplnit, zkontrolovat nebo schválit informace v rozhraní. EDI je vhodné pro opakovanou strukturovanou výměnu mezi systémy partnerů. Rozhoduje způsob práce, objem a stabilita zpráv, požadovaný standard a technická připravenost. V jedné firmě mohou fungovat oba kanály.
Lze portál napojit na naše ERP?
Nejdřív ověříme verzi ERP, dostupná API, události nebo podporovanou souborovou výměnu a data, která lze bezpečně číst či zapisovat. Návrh potom určí směry přenosu, četnost, autentizaci, validace a chování při nedostupnosti. Přímý zápis do databáze může obejít pravidla ERP a komplikovat jeho aktualizace, proto dáváme přednost podporovanému rozhraní.
Kdy použít hotovou platformu a kdy vývoj na míru?
Hotová platforma dává smysl, pokud bez složitého obcházení pokryje uživatelské scénáře, role a integrace. Vývoj na míru je vhodný pro specifický proces, více zdrojových systémů nebo požadavky mimo možnosti standardu. Do rozhodnutí patří také licence, budoucí změny, zabezpečení, aktualizace a provozní odpovědnost.
Co určuje rozsah, termín a cenu realizace?
Rozhoduje počet uživatelských scénářů a rolí, složitost cen a schvalování, kvalita ERP rozhraní, počet integračních toků, migrace účtů, zabezpečení, akceptační testy a způsob následného provozu. Odhad připravíme nad vymezenou první etapou a ověřenými předpoklady.
Plánujete B2B portál?
Na úvodní schůzce projdeme, co mají zákazníci v portálu vyřídit, odkud se načítají ceny, dostupnost a dokumenty a jaké možnosti nabízí vaše ERP. Společně vymezíme první etapu a podklady potřebné pro odhad.
Probrat projekt B2B portálu