techone --guide=excel-to-erp
Z Excelu do ERP: kdy tabulka přestává stačit
Excel zůstává užitečný pro analýzu a samostatné výpočty. Jakmile v tabulkách běží objednávky, sklad nebo fakturace, je potřeba určit, která data a procesy má převzít společný systém.
Ve zkratce
- Kdy řešení prověřit
- Tabulka řídí provozně důležitý proces, stejné údaje se přepisují a chyba se projeví až při expedici, fakturaci nebo uzávěrce.
- Kdy Excel ponechat
- Pro analýzu, výpočty a menší samostatnou evidenci s určeným vlastníkem může být Excel stále správným nástrojem.
- Co má převzít systém
- Nejdřív určete kritické scénáře, zdroj dat, role, oprávnění, integrace a způsob práce s historií.
- Možné varianty
- Výsledkem může být ERP, CRM, specializovaná aplikace, integrace existujících systémů nebo lépe řízená tabulka.
- Podklad pro rozhodnutí
- Před výběrem produktu má být jasné, který proces se mění, co zůstává a podle čeho se ověří navržené řešení.
Kdy tabulka přestává být evidencí a začíná řídit provoz
Samotné používání Excelu není problém. Rozhodující je, k čemu tabulka slouží. Pokud se podle ní expeduje zboží, vystavují doklady nebo plánuje výroba, její chyby už ovlivňují každodenní provoz. Následující situace jsou důvodem současný způsob práce prověřit. Žádná z nich přitom sama o sobě neznamená, že firma potřebuje ERP.
Stejné údaje se zadávají opakovaně
Objednávka přijde e-mailem, údaje se zapíšou do tabulky a později znovu do účetnictví nebo skladu. Každý přenos vytváří další místo pro záměnu hodnoty, vynechanou změnu nebo opakované zadání.
Chybí závazný zdroj dat
Soubor existuje v e-mailu, sdílené složce i lokální kopii. Společná editace a historie verzí pomohou jen tehdy, když je jasné, která evidence je závazná a kdo může měnit ceny, zásoby nebo termíny.
Report se pokaždé připravuje znovu
Každý report začíná exportem několika souborů, čištěním sloupců a ručním párováním. Výsledek závisí na postupu konkrétního člověka a jen obtížně se opakuje stejným způsobem.
Chyba se projeví v dalším kroku
Nesprávná cena, stav skladu nebo termín se odhalí až při expedici, fakturaci či uzávěrce. Chybí kontrola ve chvíli, kdy údaj vzniká, a návazný proces už pracuje s chybnou hodnotou.
Proces závisí na jednom člověku
Autor tabulky zná vzorce, výjimky i význam barev, ale postup není popsán. Při jeho nepřítomnosti ostatní nevědí, jak evidenci doplnit, zkontrolovat nebo opravit.
O vhodnosti Excelu rozhoduje odpovědnost za data, počet navazujících kroků a dopad případné chyby.
Kde Excel stačí
Cílem není odstranit tabulky z firmy. Excel je rychlý, pružný a pro řadu úloh vhodnější než transakční systém. Je ale potřeba vědět, kde jeho role končí, aby se z pomocného nástroje nestalo jediné místo, které drží důležitý proces pohromadě.
Analýza a výpočty
Jednorázové rozbory, scénáře, kalkulace a pracovní výpočty využijí volnost tabulky. Je ale důležité používat data z určeného zdroje a vědět, jak se má výsledek interpretovat.
Prototyp nového postupu
Tabulka může rychle ověřit, jaké údaje a pravidla nový proces potřebuje. Jakmile se z prototypu stane každodenní provoz, je potřeba znovu posoudit role, kontroly a návaznosti.
Menší samostatná evidence
Pokud má evidence vlastníka, nastavená oprávnění, jasný způsob kontroly a chyba neohrozí účetnictví, sklad ani zákaznickou dodávku, může bezpečně zůstat v Excelu.
Výstup pro další práci
Uživatel může nad daty ze systému dál pracovat v tabulce. Změny, které mají ovlivnit další provoz, se ale musí vracet řízeným způsobem, s kontrolou a jasně určeným zdrojem.
Co má nový systém převzít
Než začnete porovnávat produkty, popište proces, který má nový systém řídit, a určete, co zůstane v okolních nástrojích. Podrobnější postup najdete v průvodci Analýza před implementací ERP.
Kritický proces a výjimky
Popište běžný průběh objednávky, pohybu skladu nebo faktury a případy, které se řeší jinak. Tyto scénáře potom poslouží k ověření navrženého řešení.
Zdroj a vlastník dat
U zákazníků, položek, cen, objednávek a stavů určete, kde údaj vzniká, kdo za něj odpovídá a který systém je pro ostatní závazný.
Role, oprávnění a schvalování
Určete, kdo data pořizuje, kdo je smí změnit, kdy je nutná kontrola a jak se dohledá autor rozhodnutí. Systém nemusí každé porušení pravidla rovnou zablokovat. Někdy stačí upozornění nebo schválení.
Integrace, objemy a provoz
Zmapujte e-shop, účetnictví, sklad, banku, EDI a další návaznosti. Důležité jsou směry přenosu, četnost, očekávané objemy a postup při chybě nebo nedostupnosti systému.
Migrace, archiv a ověření
Rozdělte data na kmenové údaje, otevřené případy, zůstatky, potřebnou historii a archiv. Předem určete, kdo zkontroluje správnost převodu a podle jakých kontrol jej schválí.
ERP, aplikace, CRM nebo integrace
Stejný problém s tabulkami může mít různé řešení. Rozhoduje proces, který má být řízený, a systémy, které už firma používá.
Tabulka zůstane
Stačí určit vlastníka, zdroj dat, oprávnění, způsob kontroly a pravidla archivace. To je správná volba pro samostatnou evidenci s omezeným provozním dopadem.
Proces převezme aplikace nebo CRM
Pro Atlas jsme v Pipedrive spojili akvizici nových firem a zákaznické poptávky s komunikací a reportingem. V Medicalface provozní aplikace navazuje rezervace, kartu pacienta a klinickou dokumentaci. Každý systém tak řeší přesně vymezenou část provozu.
Stávající systémy se propojí
Pokud jednotlivé aplikace fungují, ale údaje se mezi nimi přepisují, může být správným krokem integrace. Pro IBG jsme propojili Dynamics CRM, SharePoint a Dynamics NAV od obchodní příležitosti po podklady k fakturaci.
Transakční jádro převezme ERP
ERP dává smysl, když mají finance, nákup, prodej, sklad, projekty nebo výroba sdílet doklady, pravidla a odpovědnosti. Přechod z účetního programu a posouzení Dynamics 365 Business Central rozebírá samostatný průvodce.
Při výběru je důležité, jakou část provozu má řešení převzít a do kterých procesů se zapojí.
Jak připravit přechod
Přechod lze rozdělit do etap, jejich pořadí ale musí respektovat vazby mezi daty, účetnictvím, skladem a provozem. Rozdělení dává smysl jen tehdy, když každá etapa vytvoří použitelnou část řešení a nezavede další zbytečné přepisování.
Vymezíme první provozní celek
Určíme procesy a návaznosti, které musí fungovat společně, aby se první spuštěná část dala skutečně používat.
Připravíme a ověříme data
Vyčistíme potřebné údaje, stanovíme převodní pravidla a provedeme zkušební migraci s kontrolou vlastníků dat.
Otestujeme scénáře a výjimky
Uživatelé projdou běžné doklady, hraniční situace, oprávnění i napojení na okolní systémy a potvrdí, že řešení odpovídá dohodnutým scénářům.
Zvolíme způsob přepnutí a podpory
Podle procesu připravíme jednorázové přepnutí nebo omezený souběh, odpovědnosti při spuštění a podporu prvních provozních dní.
Co zbytečně prodražuje přechod
Náklady a termín nejvíce ovlivňují neuzavřená rozhodnutí o procesech, datech a odpovědnostech.
Výběr podle prezentace
Připravená ukázka nemusí zahrnout vaše výjimky, objemy ani integrace. Při porovnání nabídek proto použijte stejnou sadu důležitých scénářů.
Migrace celé historie bez účelu
Každý další rok dat přidává čištění, mapování a kontrolu. Nejdřív určete, která historie je potřeba v novém systému a co může zůstat v dohledatelném archivu.
Chybějící vlastník rozhodnutí
Dodavatel nemůže sám určit obchodní pravidla ani přijmout změnu procesu. Každá oblast potřebuje člověka, který rozhodne o pravidlech a schválí navrženou změnu.
Příliš široký první rozsah
Do prvního spuštění patří vše nutné pro bezpečný provoz a splnění závazků. Ostatní části lze přidat později, pokud tím nevzniknou rizikové dočasné vazby.
Často kladené otázky
Kolik lidí musí firma mít, aby ERP dávalo smysl?
Neexistuje minimální počet. Důležitější je objem transakcí, provázanost procesů, souběžná práce, oprávnění, dopad chyb a množství ručních přenosů. I malý tým může potřebovat ERP, zatímco větší firma může některé samostatné evidence bezpečně ponechat v Excelu.
Jak poznat, zda potřebujeme ERP, aplikaci nebo jen integraci?
ERP je vhodné pro sdílené transakční jádro financí a navazujících procesů. Specializovaná aplikace nebo CRM řeší jednu vymezenou oblast. Integrace dává smysl, když současné systémy fungují, ale chybí mezi nimi spolehlivý tok dat. Rozhodnutí vychází z procesů, vlastnictví dat a požadovaných kontrol.
Co se stane s našimi daty v Excelu?
Data se rozdělí na kmenové údaje, otevřené případy, zůstatky, potřebnou historii a archiv. Přenáší se pouze to, co nový systém a provoz skutečně potřebují. Archiv musí zůstat čitelný, zabezpečený a dohledatelný po požadovanou dobu.
Lze přechod rozdělit do etap?
Ano, pokud každá etapa vytvoří použitelný provozní celek a jsou vyřešené vazby na staré prostředí. Někdy je vhodnější omezený souběh, jindy řízené jednorázové přepnutí. Způsob přechodu závisí na rizicích procesu, datech, integracích a možnostech uživatelů testovat změnu.
Potřebujeme před výběrem procesní analýzu?
Potřebujete analýzu přiměřenou rozsahu rozhodnutí. Má popsat kritické scénáře, role, data, výjimky, integrace a způsob hodnocení variant. Nemusí vzniknout rozsáhlý dokument, ale všichni dodavatelé mají odpovídat na stejné zadání.
Související témata
Analýza před implementací ERP
Jak popsat procesy, data, role a výjimky před výběrem a zavedením systému.
Z účetního programu na Dynamics 365 Business Central
Jak ověřit, co má převzít nové ERP a zda je D365 BC vhodný další krok.
ERP integrace
Propojení ERP, CRM, e-shopu a dalších systémů s určeným tokem a odpovědností za data.
Proberme, co má převzít nový systém.
Na úvodním rozhovoru projdeme kritický proces, současné tabulky a navazující systémy. Společně posoudíme, zda dává smysl ERP, menší aplikace, CRM nebo integrace a co je potřeba ověřit jako první.